고객 10명일 때 쓰던 엑셀, 100명이 되면? 행비서로 이어가는 사무실의 하루

“지난번 맡긴 일, 어디까지 됐나요?”

고객 이름은 찾았습니다. 그런데 업무가 두 건입니다. 서류는 어디까지 받았는지, 마지막에 무슨 이야기를 했는지 다시 찾아야 합니다.

고객이 늘면 이런 확인도 함께 늘어납니다. 행비서에서는 이 일을 어떻게 이어갈 수 있을까요? 가상 고객 한 명의 업무를 오전부터 퇴근 전까지 따라가 보겠습니다.

※ 시간대는 설명을 위한 가상 구성입니다. 화면은 2026년 10월 18일 로컬 서비스에서 가상 고객으로 직접 실행해 촬영했습니다. 실제 고객 100명을 관리한 성과나 기관의 처리 결과를 보여주는 사례가 아닙니다.

고객이 “지난번 맡긴 일”을 물어봅니다. 먼저 고객 관리에서 해당 고객을 열고 ‘업무’로 이동합니다.

이번 촬영에서는 같은 고객에게 ‘D-2 유학생 체류기간 연장’과 ‘여권정보 변경신고’ 두 건을 등록했습니다. 고객 한 명의 업무를 각각 구분해서 볼 수 있습니다.

왼쪽 메뉴에서 ‘토트 AI’를 열면 이름으로 찾아볼 수도 있습니다. 이번에는 이렇게 질문했습니다.

매거진 가상 고객 A를 찾아줘.

고객을 찾은 다음 이어서 물었습니다.

이 고객에게 등록된 업무 목록을 조회해줘.

실제 답변에는 업무 두 건의 이름과 번호가 나왔습니다. 업무 화면의 두 건과 일치하는 것을 확인했습니다.

이번 실행에서 고객번호로 고객·업무를 한꺼번에 요청했을 때는 업무를 찾지 못하거나 오류가 났습니다. 새 대화에서 이름으로 고객을 찾고 업무를 차례로 조회했을 때 성공했습니다. 결과가 없거나 예상과 다르면 고객·업무 화면에서도 확인하세요.

고객이 어느 건을 문의한 것인지 맞춘 뒤, 해당 업무를 열어 다음 확인을 이어갑니다. 같은 이름의 고객이 있다면 고객번호 등으로 대상을 먼저 구분합니다.

“서류는 보냈는데요?”라는 말을 들었다면, 해당 업무의 ‘첨부서류’를 엽니다.

이 화면에서는 서류별 상태와 업로드한 파일을 확인할 수 있습니다. 이번 촬영에서는 아직 파일을 올리지 않았기 때문에 첨부서류가 ‘미제출’, ‘업로드한 첨부서류 없음’으로 표시됐습니다.

같은 AI 대화에서도 업무를 지정해 질문했습니다.

업무 W-20261018-001의 서류 상태를 조회해줘. 등록된 상태만 알려주고 기관 접수 여부는 추정하지 마.

AI는 양식을 ‘필드 누락’으로 표시하고 첨부서류 목록을 답했습니다. 여기서 필드는 양식의 입력 항목을 뜻하며, 이 답변만으로 서류 내용의 적정성을 판단하지는 않습니다. 첨부서류는 AI 답변에서 ‘대기’, 화면에서는 ‘미제출’로 표현됐습니다. 표현이 같지는 않으므로 실제 파일 유무와 상태는 첨부서류 화면을 함께 확인합니다.

여기서 보는 것은 행비서에 등록된 상태입니다. 고객이 다른 경로로 보낸 자료까지 자동으로 수집했다거나, 기관에 제출됐다는 뜻은 아닙니다. 다른 경로로 받은 파일이 있다면 확인 후 해당 업무에 올려 관리합니다.

고객과 통화한 뒤에는 고객 화면의 ‘상담일지’에서 ‘상담일지 추가’를 선택합니다. 촬영에서는 아래 원문을 입력했습니다.

고객이 체류기간 연장 업무의 진행 상황을 문의함. 업무의 첨부서류 화면을 확인했으며 아직 업로드된 파일은 없음. 고객이 재학증명서를 준비해 보내기로 함. 담당자는 자료 도착 여부를 확인하고 내일 오후에 다시 연락하기로 함.

‘토트 AI로 작성하기’를 열고, 문의 내용·확인한 상태·고객이 할 일·담당자가 할 일 순서로 정리해 달라고 요청했습니다.

결과에는 원문에 적은 ‘내일 오후에 다시 연락’이라는 약속도 남았습니다. 원문과 대조해 확인한 뒤 ‘삽입’을 눌렀습니다.

삽입은 작성 칸에 내용을 넣는 단계입니다. 확인을 마친 뒤 ‘상담일지 등록’을 눌러 저장합니다. 촬영에서도 등록 후 목록과 상세 화면을 다시 열어 저장된 내용을 확인했습니다.

퇴근 전, 아까 저장한 상담일지를 다시 엽니다.

기록에는 고객이 준비하기로 한 자료와 담당자가 내일 오후에 연락하기로 한 내용이 남아 있습니다. 기억을 더듬거나 통화한 사람에게 다시 묻기 전에 기록에서 확인할 수 있습니다.

다만 상담 내용에 약속을 적는 것과 알림을 예약하는 것은 다릅니다. 이번 실행에서는 상담 내용을 저장했으며, 자동 알림이나 발송을 설정하지 않았습니다.

오늘 따라간 흐름은 단순합니다.

고객 찾기 → 맡긴 업무 구분 → 첨부서류 확인 → 상담 기록 → 다음 약속 확인.

기존 엑셀에서도 이 흐름이 잘 이어진다면 지금의 방식을 다듬어 쓸 수 있습니다. 반대로 고객을 찾은 뒤에도 파일과 대화방을 계속 옮겨 다녀야 한다면, 진행 중인 업무 한 건을 행비서에서 같은 순서로 확인해 보세요.

처음부터 모든 기록을 옮기기보다, 가상 고객이나 촬영용 자료로 업무 한 건을 따라가며 우리 사무실에 맞는지 살펴보면 됩니다.