고객이 “제 서류 어디까지 됐나요?”라고 물을 때, AI로 찾는 고객·업무 정보

토트 AI 화면으로 캡처를 업데이트했습니다. 화면은 2026년 10월 17일 현재 UI를 로컬 데모 환경에서 다시 촬영했습니다. 고객과 작성·조회 결과는 이 글의 기존 예시를 재현한 것이며, 새로운 운영 AI 실행 결과가 아닙니다.

고객에게서 “제 서류 어디까지 됐나요?”라는 연락이 왔습니다. 답하려면 고객을 찾고, 어떤 업무인지 확인한 뒤, 서류가 얼마나 준비됐는지 살펴봐야 합니다.

관리하는 고객이 많을수록 필요한 기록을 찾는 일도 반복됩니다. 행비서에 고객과 업무를 등록해 두었다면, 토트 AI 채팅에서 고객을 찾고 해당 업무의 처리 단계와 첨부서류 상태를 이어서 조회해 보세요.

이 글에서는 가상 고객의 기록을 로컬 데모 화면에 조회 예시를 재현한 화면으로, 고객 찾기 → 업무 조회 → 서류 상태 확인 순서를 보여드립니다.

왼쪽 메뉴에서 토트 AI를 열고, 조회할 고객의 등록된 이름으로 질문하세요.

매거진 예시 고객을 찾아줘. 이름과 고객번호만 알려줘.

화면의 고객과 번호는 설명용 가상 기록입니다. 실제로는 문의한 고객의 이름으로 바꿔 입력하세요.

검색 결과의 고객번호가 문의한 사람과 맞는지 확인합니다. 같은 이름이 여러 명 나오면 고객 관리 화면에서 이미 알고 있는 정보와 대조한 뒤 업무를 조회하세요.

고객 한 명에게 여러 업무가 연결될 수 있습니다. 고객을 찾았다면 같은 채팅에서 업무 목록을 요청하세요.

찾은 고객의 업무를 완료된 업무까지 포함해 조회해줘. 업무번호, 업무명, 현재 처리 단계만 알려줘. 수정하거나 발송하지 마.

예시에서는 외국인등록증 재발급 업무가 조회됐습니다. 여러 업무가 나오면 고객이 문의한 업무를 고르고 업무번호를 확인하세요. 체류기간 연장과 등록증 재발급처럼 업무가 다르면 확인할 기록도 달라집니다.

조회 결과가 없거나 문의한 업무와 다르면 고객 관리의 업무 목록에서 대상과 조회 조건을 확인하세요. 결과가 없다는 답변만으로 업무가 없다고 결론 내리지는 마세요.

대상을 골랐다면 정확한 업무번호로 필요한 항목을 요청하세요.

업무번호 W-20261011-001의 현재 처리 단계와 행비서에 등록된 첨부서류 제출 상태만 조회해줘. 기록이 없는 내용은 확인되지 않았다고 표시해줘. 수정하거나 발송하지 마.

예시 답변에는 처리 단계가 ‘서류 요청 중’, 전체 서류 상태가 ‘미비’로 나왔습니다. 여권, 표준사진, 분실/훼손 사유서는 각각 ‘대기 중’으로 조회됐습니다. 해당 업무 화면에서도 세 항목은 미제출로 표시되어 있었습니다.

업무번호는 내가 확인한 번호로 바꿔 질문하세요. ‘처리 단계’는 업무가 어느 단계에 있는지, ‘첨부서류 상태’는 업무에 등록된 각 자료가 준비됐는지를 확인하는 항목입니다.

AI가 법적으로 필요한 서류를 새로 판단하는 것은 아닙니다. 선택한 업무에 저장된 기록을 조회하는 흐름입니다. 예시에 나온 서류 목록을 다른 업무의 준비서류 목록으로 사용하지 마세요.

고객에게 답하기 전에 다음 세 가지를 확인하세요.

• 조회한 고객과 업무가 문의 대상과 맞나요?
• 최근에 받은 서류나 진행 상황이 업무 기록에 반영됐나요?
• 기록이 없는 내용을 확정된 사실처럼 안내하지는 않나요?

행비서에 입력하지 않은 전화 상담 결과나 방금 받은 파일은 조회에 반영되지 않을 수 있습니다. 이 답변은 출입국 기관의 실시간 심사 결과를 직접 조회한 것도 아닙니다. 최신 업무 기록과 실제 상황을 대조하고, 확인한 내용만 고객에게 안내하세요.

고객 문자 작성과 발송은 별도 단계입니다. 이 글의 질문은 정보 조회를 요청합니다.

다음 문의가 오면 토트 AI에서 고객을 찾고, 해당 업무번호로 처리 단계와 서류 상태를 확인해 보세요.