개인정보 처리방침

이 처리방침은 행비서 웹 서비스와 관련 서비스에 적용됩니다.

행비서는 행정사 사무소의 업무관리 서비스입니다. 회사가 직접 수집하는 회원 계정 정보와, 회원이 의뢰인의 출입국·체류 업무 처리를 위해 입력하는 의뢰인 정보를 구분하여 처리합니다.

회원가입, 로그인, 계정 관리, 회원 탈퇴 처리, 분쟁 대응 및 부정 이용 방지를 위해 이름, 이메일 주소, 휴대폰 번호, 비밀번호 해시, 역할, 계정 상태, 마지막 로그인 일시를 처리합니다. 계정 이용 중에는 서비스 제공을 위해 보관하고, 탈퇴 후에는 로그인 차단, 기존 업무기록 식별, 분쟁 대응 및 부정 이용 방지에 필요한 범위에서 계정 식별정보를 보관할 수 있습니다.

인증 및 보안을 위해 인증 토큰 식별값, 쿠키, IP 주소, 브라우저·기기 정보, 접속 일시, 요청 기록, 오류 기록, 보안 확인 결과, IP 기반 국가·ASN 조회 결과를 처리합니다. 일반 접속·보안 로그는 원칙적으로 1년 보관하고, 관리자 권한 사용, 고위험 개인정보 접근, 결제, 보안사고 및 분쟁 관련 감사 로그는 필요한 범위에서 3년까지 보관할 수 있습니다.

의뢰인·고객 관리를 위해 이름, 생년월일, 성별, 국적, 연락처, 이메일, 주소, 고객 사진, 메모를 처리합니다. 해당 정보는 회원의 행정사 업무 수행 기록으로서 회원이 정한 보존기간, 업무기록의 무결성 유지, 법령상 의무, 분쟁 대응 및 권리 행사 처리에 필요한 기간 동안 보관될 수 있습니다.

출입국·체류 업무 수행을 위해 외국인등록번호, 여권번호, 여권 발급일·만료일, 체류자격, 체류만료일, 초청인·신원보증인·숙소제공자 관련 업무정보를 처리할 수 있습니다.

AI 2.0 및 회의록 음성 전사(STT) 기능을 위해 회원 질문, AI 응답, 선택한 고객·업무 맥락, 도구 호출 기록, 녹음 파일, 전사문, 화자별 문장, AI 요약, 회의 메모를 처리할 수 있습니다.

AICC 기능을 제공하는 경우 통화 상대방 전화번호, 통화 일시·시간, 통화 녹음 파일, 통화 전사문, 통화 요약, 상담 주제, 예약·후속 조치 내용, 사람 담당자 연결 기록을 처리할 수 있습니다. 회원은 회원가입 또는 설정 화면에서 AICC 통화 녹음·전사·요약·AI 응답 처리에 동의한 뒤 기능을 사용할 수 있습니다.

고객 자동 안내의 다국어 번역을 위해 알림 문구, 업무명, 서류명 요약, 대상 언어를 처리할 수 있습니다.

국내·국제 SMS 발송을 위해 수신자 휴대전화번호, 국가번호, 문자 본문, 발송 요청·접수·수신 결과, 세그먼트 수와 과금 기록을 처리합니다. 국제 SMS는 회원이 입력한 수신번호의 국가로 전송됩니다.

문서변환 기능을 위해 회원이 변환을 요청한 문서 파일, 파일명, 변환 설정을 처리할 수 있으며, 회사 운영 변환 워커 또는 설정된 외부 변환 수탁자를 통해 처리될 수 있습니다.

유료 서비스 제공을 위해 주문번호, 요금제·상품명, 결제금액, 결제상태, 결제·취소·환불 일시, 카드사 및 마스킹된 카드 식별정보, 빌링키 식별값을 처리합니다. 회사는 카드번호 전체와 CVC를 직접 저장하지 않습니다.

회원이 마케팅 정보 수신에 선택 동의한 경우 이름, 이메일 주소, 휴대폰 번호, 회사·사무소명, 서비스 이용 상태, 가입일, 요금제, 이벤트 참여 이력, 수신 동의·철회 이력을 신규 기능, 업데이트, 교육·세미나, 이벤트, 혜택 안내와 수신 관리 목적으로 처리할 수 있습니다.

계약 또는 청약철회 기록, 대금결제 및 서비스 공급 기록은 전자상거래법에 따라 5년, 소비자 불만·분쟁처리 기록은 3년, 표시·광고 기록은 6개월 보관합니다. 법정 보존기간이 지난 결제·환불 개인정보는 분쟁, 회계감사, 법적 청구 등 정당한 사유가 없는 한 파기하거나 개인을 알아볼 수 없도록 처리합니다.

회사는 회원과 체결한 이용계약의 이행, 정보주체의 동의, 법령상 의무 준수, 서비스 보안·장애 대응·부정 이용 방지 등 정당한 이익에 근거하여 개인정보를 처리합니다.

회원이 서비스에 입력하는 의뢰인 정보는 회원의 행정사 업무 수행을 위해 처리되는 정보입니다. 회원은 의뢰인 정보의 수집·이용·제공·보관에 필요한 동의, 위임 또는 법적 근거를 확보해야 합니다.

행비서는 출입국·체류 업무 특성상 외국인등록번호, 여권번호, 가족관계 또는 체류 관련 문서를 처리할 수 있습니다.

주민등록번호는 법령상 구체적 근거가 확인된 경우에 한하여 처리합니다.

만 14세 미만 아동 또는 법정대리인의 개인정보가 업무자료에 포함되는 경우 회원은 법정대리인 동의 등 관계 법령상 필요한 처리근거를 먼저 확보해야 합니다.

회사는 고유식별정보, 첨부서류, 서명, 고객 사진, 녹취, 전사문 등 유출 시 피해가 큰 정보를 별도 보호대상으로 분류하고, 접근권한·다운로드·삭제·외부전송 이력을 우선 감사 대상으로 관리합니다.

회사는 원칙적으로 개인정보를 제3자에게 제공하지 않습니다.

다만 정보주체 또는 회원의 별도 동의가 있는 경우, 법령에 특별한 규정이 있거나 적법한 요청이 있는 경우, 회원이 서비스 기능을 통해 문서 제출·알림 발송·외부 연동 등 제3자 제공을 지시한 경우 필요한 범위에서 제공할 수 있습니다.

Amazon Web Services, Inc.에 국내 리전 클라우드 인프라·파일 저장·백업·이메일 발송을, Google Cloud Korea 및 Google LLC에 Vertex AI 기반 AI 응답·요약·임베딩, 회의록 음성 전사(STT)·화자분리·요약, Google Cloud Translation 기반 고객 자동 안내 문구 번역 처리를 위탁합니다. Google Cloud 개인정보 문의는 https://support.google.com/cloud/contact/dpo 에서 접수할 수 있습니다.

주식회사 포트원 및 결제창에 표시되는 결제대행사(현재 토스페이먼츠 주식회사)에 결제수단 등록, 결제 승인·취소·환불 및 결제내역 처리를 위탁합니다. 회사는 결제대행사가 발급한 빌링키 식별값과 마스킹된 결제수단 정보만 저장합니다.

엔에이치엔클라우드 주식회사에 국내·국제 SMS와 카카오 알림톡 발송을 위탁합니다. 국제 SMS 발송 시 NHN Cloud가 계약한 국제 메시지 중계사업자와 수신번호 국가의 이동통신사를 통해 수신번호, 문자 본문, 발송 시각 및 결과가 처리될 수 있습니다. CloudConvert 운영사 Lunaweb GmbH에는 CloudConvert가 설정된 경우 회원이 요청한 문서의 형식 변환을, AlphaAI Technologies Inc.(Tavily)에는 실시간 웹 검색어 처리와 검색결과 제공을 위탁합니다. 각 기능을 사용하지 않으면 해당 업체로 정보가 전송되지 않습니다.

Cloudflare, Inc.에 봇 방지 및 보안 확인(Turnstile)을, IDB LLC(IPinfo)에 로그인 보안 목적의 IP 기반 국가·ASN 조회를 위탁하거나 전송할 수 있습니다. 이 경우 IP 주소, 브라우저·기기 정보, 보안 확인 토큰 또는 IP 조회에 필요한 정보가 처리될 수 있습니다.

AICC 통화 녹음·전사·요약·AI 응답 처리는 회사가 관리하는 온프레미스 또는 전용 서버 환경에서 처리하며, 외부 STT·TTS·LLM 클라우드로 전송하지 않습니다.

회사는 위탁계약 체결 시 개인정보 보호, 재위탁 제한, 안전조치, 목적 외 이용 금지, 파기, 관리·감독에 관한 사항을 정하고 수탁자를 관리·감독합니다.

외부 AI 또는 웹검색 기능에 개인정보가 포함될 가능성이 있는 경우 회사는 불필요한 개인정보 전송을 줄이기 위한 마스킹, 입력 경고, 전송 제한 정책을 적용합니다.

국외 이전은 개인정보 보호법 제28조의8 제1항 제3호에 따른 회원과의 계약 이행을 위한 처리위탁·보관을 근거로, 회원이 요청한 AI 2.0, 회의록 음성 전사(STT), 고객 자동 안내 번역, 웹검색, 문서변환 기능을 제공하는 데 필요한 범위에서 이루어집니다.

Google LLC(개인정보 문의: https://support.google.com/cloud/contact/dpo)의 Vertex AI 및 Google Cloud Translation으로 AI 질문, 선택한 업무 맥락, 회의록 음성 파일, 전사문, 화자별 문장, 문서의 필요한 일부, 알림 문구, 업무명, 서류명 요약, 대상 언어와 AI·번역 결과가 서비스 이용 시 네트워크를 통해 미국(us-central1) 또는 Google Cloud Translation의 글로벌 처리 위치로 이전될 수 있습니다. 목적은 AI 응답·요약·검색·임베딩, 회의록 음성 전사(STT)·화자분리·요약, 고객 자동 안내 번역 제공이며, 회사는 서비스 제공 및 법령상 보존·분쟁 대응에 필요한 기간 동안 관련 AI·회의록·알림 기록을 보관합니다. Google은 고객의 사전 허가나 지시 없이 해당 데이터를 모델 학습에 사용하지 않습니다.

Lunaweb GmbH(info@cloudconvert.com)로 회원이 변환을 요청한 문서와 변환 설정이 서비스 이용 시 네트워크를 통해 독일로 이전됩니다. 목적은 HWP 등 문서의 PDF 변환이며, 업로드 파일은 변환 완료 후 삭제 요청 시 즉시 또는 늦어도 24시간 이내 자동 삭제됩니다.

AlphaAI Technologies Inc.(support@tavily.com)로 AI가 생성한 웹 검색어가 서비스 이용 시 네트워크를 통해 미국으로 이전됩니다. 목적은 실시간 웹 검색이며, 회사는 검색어에 개인정보가 포함되지 않도록 마스킹·입력 제한을 적용합니다. Tavily 처리 데이터는 적용 계약 또는 서비스 정책에서 정한 기간 동안 보관됩니다.

Cloudflare, Inc.로 Turnstile 보안 확인에 필요한 IP 주소, 브라우저·기기 정보, 보안 확인 토큰이 서비스 이용 시 네트워크를 통해 미국 등 Cloudflare 인프라 소재 국가로 이전될 수 있습니다. 목적은 봇 방지와 부정 이용 방지이며, 회사는 보안 확인 및 감사 목적에 필요한 기간 동안 관련 로그를 보관합니다.

IDB LLC(IPinfo)로 로그인 보안을 위한 IP 주소가 로그인 또는 보안 점검 시 네트워크를 통해 미국 등 IPinfo 인프라 소재 국가로 이전될 수 있습니다. 목적은 국가·ASN 조회와 이상 로그인 탐지이며, 회사는 조회 결과를 보안 로그 보존기간 동안 보관합니다.

국제 SMS를 발송하면 엔에이치엔클라우드 주식회사와 NHN Cloud가 계약한 국제 메시지 중계사업자 및 수신번호 국가의 이동통신사에 수신자 휴대전화번호, 국가번호, 문자 본문, 발송 시각과 발송 결과가 발송 시점에 네트워크로 이전됩니다. 이전 국가는 수신번호가 속한 국가이며, 목적은 회원이 요청한 국제 SMS 전달과 통신사 결과·과금 확인입니다. 해외 중계사업자와 통신사는 전송 완료, 과금 정산, 분쟁 대응 및 각 국가의 법령상 필요한 기간 동안 정보를 처리할 수 있고, 회사는 발송·과금 기록을 관계 법령과 분쟁 대응에 필요한 기간 동안 보관합니다.

회원은 해당 기능을 사용하지 않는 방법으로 국외 이전을 거부할 수 있습니다. 거부하면 AI 2.0, 회의록 음성 전사(STT), 고객 자동 안내 번역, 웹검색, 문서변환, 국제 SMS, 보안 확인 또는 로그인 보안 등 해당 국외 처리 기능의 이용이 제한됩니다.

AI 2.0 및 회의록 기능은 회원의 업무를 보조하기 위해 회원 질문, 선택한 고객·업무 맥락, 공식 문서 검색 결과, 회의록 음성 파일, 전사문, 화자별 문장, AI 요약을 처리할 수 있습니다.

AI 2.0은 회사가 직접 운영하는 로컬·전용 추론 서버 또는 Google Vertex AI를 통해 처리될 수 있으며, 회의록 음성 전사(STT)·화자분리·요약은 현재 Google Vertex AI를 통해 처리됩니다.

AICC 기능은 통화 상담 응대, 예약, 기본 안내, 상담 내용 정리 및 후속 조치 제안을 보조하기 위해 통화 음성, 전사문, 요약, 상담 맥락을 처리할 수 있습니다. AICC 처리는 회사가 관리하는 온프레미스 또는 전용 서버 환경에서 수행되며, 외부 STT·TTS·LLM 클라우드로 전송하지 않습니다. 통화 상대방에게 AI 상담원 사용, 녹음·전사·요약 여부, 사람 담당자 연결 방법을 안내하고 필요한 동의 또는 처리근거를 확인한 뒤 사용합니다.

회사는 AI 기능 제공에 필요한 범위에서만 개인정보를 전송하며, 불필요한 주민등록번호, 외국인등록번호, 여권번호, 연락처, 주소, 건강정보, 범죄경력 등은 AI 입력에 포함하지 않도록 안내하고 제한합니다.

회사는 AI 제공업체와의 계약 또는 설정을 통해 회원 데이터와 의뢰인 개인정보가 외부 모델 학습 또는 광고 목적으로 사용되지 않도록 관리합니다.

회사가 서비스 개선, 모델 평가 또는 모델 학습을 위해 AI 입력·출력을 사용하려면 사전에 목적, 항목, 보유기간, 거부권을 별도로 고지하고 필요한 동의를 받습니다. 외국인등록번호, 여권번호, 주민등록번호, 녹취, 첨부서류 등 고위험 개인정보는 별도 동의가 있더라도 원칙적으로 모델 학습용 원천데이터로 사용하지 않습니다.

회사는 보유기간 경과, 처리 목적 달성, 회원의 삭제 요청, 이용계약 종료 등 개인정보가 불필요하게 된 경우 지체 없이 파기합니다.

전자적 파일은 복구 또는 재생이 어렵도록 삭제하고, 관계 법령에 따라 보존해야 하는 개인정보는 보존 목적에 필요한 최소 항목으로 제한하여 다른 개인정보와 분리하거나 접근권한을 제한하여 저장·관리합니다.

법정 보존기간이 끝난 개인정보는 계속 보존할 별도 법적 근거 또는 진행 중인 분쟁 대응 등 정당한 사유가 없는 한 파기하거나 개인을 알아볼 수 없도록 처리합니다.

백업 데이터는 복구 안정성을 위해 일정 기간 보관될 수 있으며, 백업 보존기간이 지나면 순차적으로 파기합니다.

정보주체는 회사 또는 회원에게 개인정보 열람, 정정, 삭제, 처리정지, 동의 철회를 요구할 수 있습니다.

행비서에 저장된 의뢰인 정보는 회원이 업무상 입력한 정보입니다. 의뢰인은 회원 또는 회사에 권리행사를 요청할 수 있으며, 회사는 회원과 협의하여 관계 법령상 절차에 따라 처리합니다.

회사는 로그인 유지, 인증, 보안, 서비스 설정 저장을 위해 쿠키를 사용할 수 있습니다.

회원은 브라우저 설정을 통해 쿠키 저장을 거부하거나 삭제할 수 있습니다. 다만 필수 쿠키를 차단하면 로그인, 보안, 서비스 이용이 제한될 수 있습니다.

회사는 개인정보 내부관리계획 수립, 역할 기반 접근권한 관리, 비밀번호 해시 저장, 인증 토큰 보호, 고유식별정보 암호화, 전송구간 암호화, 파일 저장소 접근 제한, 다운로드 권한 검증, 접속 기록 및 개인정보 조회·다운로드·수정·삭제·반출 이력 보관 등 안전조치를 적용합니다.

회사는 대량 다운로드, 고유식별정보 접근, 관리자 권한 사용, 결제 처리, 보안사고 대응 등 고위험 작업을 별도 감사 대상으로 관리하며, 감사 로그는 보안과 분쟁 대응 목적에 필요한 범위에서 보관합니다.

회사는 개인정보 유출, 도난, 분실, 위조, 변조 또는 훼손 사고를 인지한 경우 사고 범위 확인, 접근 차단, 로그 보존, 재발 방지 조치, 관계 법령에 따른 통지·신고 및 회원 안내를 수행합니다.

개인정보 보호업무 및 고충처리 담당부서는 행비서 운영팀이며, 개인정보 처리 관련 문의·권리 행사·불만 처리는 전화 070-4578-4955 또는 contact@hengbs.com로 접수할 수 있습니다.

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