토트 AI 사용법 (5): 고객 중단 사유 정리하기
고객 진행을 중단하기로 했다면 이유를 어떻게 남겨야 할까요? 고객 관리의 중단 화면에서 상세 메모를 토트 AI로 정리하고, 결과를 검토해 삽입하는 방법을 따라 해 보세요.
토트 AI 사용법 (5): 고객 중단 사유 정리하기
1️⃣고객 관리에서 ‘중단’을 눌러요
토트 AI 화면으로 캡처를 업데이트했습니다. 화면은 2026년 10월 17일 현재 UI를 로컬 데모 환경에서 다시 촬영했습니다. 고객과 작성·조회 결과는 이 글의 기존 예시를 재현한 것이며, 새로운 운영 AI 실행 결과가 아닙니다.
고객이 진행을 멈추겠다고 했거나, 연락이 닿지 않아 중단하기로 했나요? 나중에 다시 확인할 수 있도록 왜 중단하는지 남겨 두면 좋습니다.
행비서의 토트 AI는 고객 중단 화면에 적은 상세 메모를 읽기 쉬운 내부 기록으로 정리해 줍니다. 중단 여부와 사유는 직접 정하고, AI가 작성한 문장을 확인해 넣는 방식입니다.
중단 창 열기 → 사유와 메모 입력 → AI 요청 → 작성 → 결과 확인 → 삽입 → 중단 처리 순서로 따라 해 보세요.
왼쪽 메뉴의 고객 관리를 열고, 중단하려는 고객을 찾으세요. 해당 고객 행 오른쪽에 있는 중단을 누릅니다.
로컬 데모 서비스 전체 화면입니다. 고객과 개인정보는 설명용 가상 예시입니다. 오른쪽 ‘상세’와 ‘삭제’ 사이에 ‘중단’ 버튼이 있습니다.
이 버튼을 누르면 고객 중단 처리 창이 열립니다. 아직 고객 상태가 바뀌지는 않습니다. 창에 표시된 고객 이름부터 확인하세요.
진행을 중단할지 아직 정하지 않고 상황만 기록하려면, 고객 메모에 남기세요. 실제로 중단하기로 한 고객이라면 아래 단계를 계속 진행합니다.
2️⃣중단 사유를 고르고 상세 메모를 적어요
중단 사유에서 상황에 맞는 항목을 직접 고르세요. 연락두절, 수임 전 이탈, 계약 취소, 서류 미제출, 기타 중에서 선택할 수 있습니다.
상세 메모에는 고객이 한 말이나 확인한 상황을 짧게 적습니다. 예를 들어 고객이 개인 사정으로 중단을 요청했다면 ‘기타’를 선택하고 이렇게 입력할 수 있습니다.
고객이 개인 사정으로 진행을 중단하고 싶다고 연락함. 다시 진행할 시점은 아직 정하지 않음.
‘기타’를 선택하고 가상 예시 메모를 입력한 화면입니다. 상세 메모 옆에 ‘토트 AI로 작성하기’가 있습니다.
모르는 날짜나 연락 횟수는 추측해 넣지 마세요. 아직 정하지 않은 내용은 ‘미정’이라고 남기면 됩니다.
3️⃣‘토트 AI로 작성하기’를 누르고 요청해요
상세 메모 옆의 토트 AI로 작성하기를 누르세요. 열린 창의 작성 요청에 원하는 정리 방법을 적습니다.
현재 상세 메모를 바탕으로 고객의 요청과 아직 정하지 않은 재개 시점이 드러나도록 내부 기록으로 정리해 줘.
위 메모를 정리하도록 요청한 실제 모달입니다. 아래 ‘작성’을 누르세요.
직접 요청하기 어렵다면 템플릿 선택에서 ‘연락두절 정리’, ‘서류 미제출 정리’, ‘고객 요청 정리’ 중 상황에 맞는 요청을 고를 수도 있습니다.
요청을 확인했다면 작성을 누르세요.
4️⃣작성 결과를 원래 메모와 비교해요
초안이 나오면 창이 작성 결과 화면으로 바뀝니다. 바로 삽입하기 전에 원래 메모와 뜻이 같은지 읽어 보세요.
위 요청의 예시를 재현한 결과입니다. 결과 문장은 입력과 요청에 따라 달라집니다.
이 결과에는 ‘처리하였습니다’라는 표현이 들어갔습니다. 하지만 원래 메모는 고객이 중단을 요청했다는 내용이고, 아직 중단 처리 버튼을 누르기 전입니다.
그래서 작성 결과 입력란에서 직접 다음처럼 고쳤습니다.
고객이 개인 사정으로 진행 중단을 요청함. 다시 진행할 시점은 아직 정하지 않음.
삽입 전에 세 가지를 확인하세요.
- 고객이 말한 내용과 선택한 중단 사유가 맞나요?
- 원문에 없는 날짜·연락 횟수·비용이나 책임이 추가되지 않았나요?
- 요청한 일이 이미 처리된 것처럼 바뀌거나, 미정인 내용이 빠지지 않았나요?
요청을 바꾸려면 요청 수정, 같은 요청으로 초안을 다시 만들려면 다시 생성을 누르세요. 토트 AI는 문장을 정리하는 도우미이므로, 고객을 중단할지는 담당자가 결정합니다.
5️⃣‘삽입’한 뒤 중단 처리할 내용을 확인해요
검토한 결과에서 삽입을 누르세요. 작성 도우미가 닫히고, 문장이 중단 처리 창의 상세 메모에 들어갑니다.
‘처리하였습니다’를 고친 뒤 삽입한 실제 화면입니다. 아직 ‘중단 처리’를 누르기 전입니다.
삽입만으로 고객 상태가 바뀌거나 중단 사유가 저장되지는 않습니다. 고객 이름, 선택한 사유, 상세 메모를 마지막으로 확인하세요.
실제로 중단하려는 경우 중단 처리를 눌러 확정합니다. 고객은 중단 상태로 바뀌고, 선택한 사유와 상세 메모가 저장됩니다. 고객 정보와 기존 상담·업무 기록은 삭제되지 않고 보관됩니다.
처리를 진행하지 않으려면 취소를 누르세요. 이 상세 메모는 내부 기록이며, 고객에게 보내는 안내 문구가 아닙니다.
고객 진행을 중단하기로 했다면 확인한 상황을 먼저 적고, 토트 AI 결과를 원문과 비교한 뒤 처리해 보세요.
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자주 묻는 질문
토트 AI가 중단 사유를 선택하거나 고객을 중단하나요?
아닙니다. 중단 사유는 직접 선택하고, 토트 AI는 상세 메모 문장을 정리합니다. 고객 상태는 담당자가 마지막에 ‘중단 처리’를 눌렀을 때 바뀝니다.
고객 목록에서 ‘중단’을 누르면 바로 처리되나요?
먼저 고객 중단 처리 창이 열립니다. 사유와 상세 메모를 확인한 뒤 창 아래의 ‘중단 처리’를 눌러야 확정됩니다.
‘삽입’을 누르면 저장되나요?
삽입은 AI 결과를 상세 메모 입력란에 넣는 동작입니다. 사유를 저장하고 상태를 바꾸려면 별도로 ‘중단 처리’를 눌러야 합니다.
중단하면 기존 상담이나 업무 기록도 삭제되나요?
고객 정보와 기존 상담·업무 기록은 삭제되지 않고 보관됩니다. 중단 처리와 고객 삭제는 다른 동작입니다.
중단 여부를 정하지 않고 메모만 남기고 싶어요.
고객 메모에 상황을 기록하세요. 고객 중단 처리 화면은 실제로 고객 진행을 중단하기로 한 경우에 사용합니다.